איך לחסוך מאות שעות בשנה עם פגישות דיגיטליות

מאת: מיקי סויסה
אישה וגבר מול מחשב
פגישות, תסלחו לנו, יכולות להיות קוץ ב... (אתם יודעים במה!) הרבה פעמים, פגישות שאנחנו מקיימים, עם השעות הרבות שהן לקחו לנו - פשוט יכלו להימנע באמצעות פתרונות דיגיטליים פשוטים מאוד לתפעול שיכולים להקל עלינו את החיים ולפנות זמן יקר לפעילויות אחרות, חשובות יותר לעסק.

כמה זמן זה לוקח לנו?

אם הזמן שלכם חשוב לכם, אתם בטח לא אוהבים פגישות. פגישה, בטח אם היא מתקיימת במקום שהוא מחוץ למשרד שלכם – יכולה להיות משהו שפשוט ׳הורס׳ את הפרודוקטיביות של אותו היום.

אם יש לכם יום עבודה ממוצע עם 8-9 שעות אפשריות, אז יציאה לפגישה וחזרה ממנה, כולל זמן הפגישה עצמו (ושלא נדבר על הזמן למצוא חנייה ופקקים אם יש) – לוקח ׳בכיף׳ טווח שבין שעתיים במקרה הכי הכי טוב לבין… 4-5 שעות… ממש חצי יום עבודה ש׳נשרף׳ – חד וחלק.

ובינינו, גם אחרי שחזרתם למשרד – זה לא אותו דבר. הריכוז, העייפות, וכו׳. אנחנו בטוחים שאתם מכירים את זה מצוין.

איך אפשר לצמצם את האסון הזה?

אז ככה: נתחיל מהסוף – יש פגישות שכנראה אין מנוס מלקיים. פגישה עם משקיע פוטנציאלי למשל, או גיוס לקוח גדול וחשוב – כנראה לא נצליח לחסוך או לצמצם. אבל באמת שאלו לא רוב הפגישות.

אבל את רוב הפגישות, בעיקר פגישות העבודה השגרתיות עם הלקוחות הקיימים – ניתן ורצוי לחסוך על ידי הפיכתן לפגישות דיגיטליות. אז איך עושים את זה? בואו נכיר שני כלים דיגיטליים מעולים שהולכים להוסיף לכם עוד מאות שעות פנויות לפיתוח העסק בשנה…

סקייפ – חלוצת שיחות הוידאו במחשב

סקייפ היא ללא ספק אחת החלוצות בתחום ואפשרה כבר לפני מעל 15 שנה קיום שיחות וידאו אינטרנטיות שכבר יש להם שם מיוחד: ״פגישות סקייפ״.

דרך התוכנה, שמאז השקתה בחודש אוגוסט 2003, עברה גלגולים רבים (כולל רכישת החברה ע״י ענקית התוכנה מייקרוסופט) אנו יכולים ממש להיפגש לפגישה וירטואלית עם הפרטנר הרצוי – לראות אותו באיכות HD ואף להוסיף משתתפים נוספים לפגישת ועידה בוידאו.

פיצ׳ר נוסף שהתווסף לסקייפ בשנים האחרונות: הקלטת הפגישה – כן, אם תרצו לצפות בוידאו של הפגישה בעתיד זה יהיה פשוט מאוד –  רק לוחצים על כפתור ההקלטה ו׳גברת סקייפ׳ תיצור לנו קובץ וידאו לצפייה עתידית.

סקייפ. החלוצה בתחום ועדיין הפופולרית ביותר. צילום מסך מתוך אתר סקייפ.

אפשרויות נוספות בפגישה וירטואלית דרך סקייפ:

  • רכישת מספר סקייפ (לא תקף לצערנו לגבי מספרים ישראליים)
  • שיתוף מסכים גם במכשירי מובייל
  • תצוגה מפוצלת
  • כתוביות בזמן אמת (של השיחה, באנגלית בלבד)
  • שיחות לטלפונים (בתשלום נוסף לפי זמן שיחה)

על מנת ליהנות מכל הטוב הזה, צריך להירשם עם חשבון מייקרוסופט.

פרטים נוספים תמצאו באתר סקייפ.

לסקירה מאתר financesonline שאולי תרצו לקרוא – לחצו כאן

זום – הכוכב העולה בתחום הפגישות האינטרנטיות

זום הוא שירות דומה לסקייפ אבל משודרג יותר – עם אפשרות לפגישות וידאו אחד על אחד, או פגישות וידאו בוועידה, כשאחד היתרונות המשמעותיים שלה הוא המעבר הסופר מהיר בין צפייה באדם שמולנו לשיתוף המסך שלנו או צפייה במסך שלו. בעידן בו אנחנו מדברים על דברים שממש ׳נמצאים אצלנו׳ במסך – הזום מעניקה פתרון מאוד נוח.

השימוש הבסיסי בזום לא יעלה לכם כסף – ופגישות אחד על אחד ניתן לקיים בה ללא הגבלה. פגישות ועידה (שלושה משתתפים ומעלה) בגרסה החינמית כן יוגבלו בזמן הפגישה, אבל במצב שבו כן תצטרכו לקיים מספר רב של פגישות מרובות משתתפים, יהיה שווה לבחון את ה- zppm pro בעלות של 14.99 דולר בחודש.

זום. הכוכב העולה בשמי תוכנות לפגישות באמצעות האינטרנט, והרבה סיבות לכך. צילום מסך מתוך אתר זום.

למען האמת, אני באופן אישי הופתעתי מאיכות שיחת הווידאו דרך זום – ללא ספק איכות גבוהה יותר מהשיחה בסקייפ. אם בסקייפ נתקלים בניתוקים, בווידאו שקופא ועוד בעיות טכניות שונות – זום עובדת ממש חלק בהקשרים הללו (האמת שזה גם משהו ממש מפתיע, בכל זאת חברה צעירה מול ענקית התוכנה מייקרוסופט, אבל לכו תבינו…).

תוסיפו לכך שלא צריך חשבון סקייפ – והשימוש בה הופך להיות עוד יותר נוח. הסבר קצר: בסקייפ, על מנת לקיים פגישת וידאו, הצד השני צריך שיהיה לו חשבון מיקרוסופט שהוא ייכנס איתו. בזום הדבר הרבה יותר פשוט: בסך הכל שולחים לצד השני קישור לפגישה, ואם התוכנה מותקנת אצלו במחשב – פשוט מתחילים את הפגישה. אם היא לא מותקנת, הקישור מוביל אותנו להורדה מהירה. פשוט וקל. החשבון שאיתו משתמשים יכול להיות חשבון הגוגל או הפייסבוק שלנו. ואם ממש תעדיפו – ניתן לעשות רישום סופר מהיר באמצעות מייל וסיסמא.

סקירה נוספת על זום באתר pcmag ניתן לקרוא כאן

השורה התחתונה: זום היא התוכנה המתקדמת והמומלצת ביותר לדעתי כיום לקיום פגישות אחד על אחד וכן פגישות קבוצתיות – והכל מהמחשב.

להורדת התוכנה ופרטים נוספים כנסו לאתר הרשמי של זום.

ואם בכל זאת חייבים לקיים פגישה פרונטלית…

ואם בכל זאת הצד השני לא רוצה/יכול לקיים פגישה דיגיטלית באמצעות אחד הכלים שציינו בסקירה, קבלו מספר רעיונות לייעול/קיצור זמן הפגשה למינימום האפשרי: (הרבה מהכללים שאני מציין כאן ניתן ורצוי ליישם גם בפגישה דיגיטלית…)

קבעו מסגרת זמן

קבעו מראש מסגרת זמן לפגישה, וציינו את מסגרת הזמן הזאת במספר מקומות:

  • כשאתם קובעים את הפגישה
  • בזימון הפגישה במייל (או במייל הסיכום בו אתם שולחים את הסיכום עליה)
  • בהודעת תזכורת בבוקר הפגישה, אם אתם שולחים כזו
  • בתחילת הפגישה

אחרי שהפרטנר שלכם לפגישה הבין במספר פעמים ומכמה מקומות שזו הולכת להיות פגישה של 01:45 שעות, הוא יבין ויפנים שלא הולכים להקדיש עבורו חצי יום…

על מה הולכים לדבר בפגישה

בדומה לסעיף הקודם, בכל ההזדמנויות שהבהרתם את אורך הפגישה – תזכירו גם את רשימת הנושאים שאמורים לקיים עליהם את הפגישה.

כך מי שתיפגשו איתו לא יחשוב לעצמו על רשימה של עשרות נושאים אלא יבין שמדובר ברשימת נושאים שנקבעה מראש ועליה הולכים לדון…

אצלכם ולא אצל הצד השני

אם הצד השני כ״כ התעקש על פגישה פרונטלית וויתרתם ולבסוף הסכמתם – לפחות תשיגו ממנו הסכמה שהפגישה תהיה אצלכם, במשרד, בחדר העבודה בבית או בבית קפה סמוך אליכם. ככה לפחות לא תבזבזו את כל השעות להגיע לפגישה ולדאוג לחנייה, פקקים וכו׳ (עוד על אלו בקרוב מאוד במדריך…)

מי שלא רלוונטי – שלא יבוא

אם הפגישה עם בעל עסק בנוגע, נניח, לקבלת החלטות למיתוג מחדש של עסק, לא בטוח שרלוונטי שגם אשתו תהיה נוכחת בפגישה.

זכרו – ככל שיותר משתתפים מגיעים לפגישה – כך היא תהיה ארוכה ומסורבלת יותר.

סמיכות פגישות נוספות

אם יש לכם אפשרות לקבוע פגישה בסמוך לפגישה אחרת באותו אזור – זה מעולה, כי אם אתם כבר יוצאים במיוחד מהמשרד, שלפחות יהיה יעיל ומשתלם.

שעות הפגישה

מעבר לכל מה שציינו – לקבוע פגישה בתל אביב בשעה שמונה וחצי בבוקר כשאתם הולכים להגיע עם רכב פרטי, זה כנראה לא הדבר הכי חכם (אלא אם כן פקקים של שעתיים נחשבים לתחביב המועדף עליכם). מומלץ לקבוע זמן פגישה הנוח ביותר עבורכם. אם כבר הסכמתם להגיע במיוחד – שלא ישרוף לכם את כל היום…

יודעים על מה עוד לא צריך לקיים פגישה? על מנת ליצור כרטיס ביקור דיגיטלי!

אני זמין בטלפון: 054-3637744 או בווטאסאפ (לחצו כאן להתחיל הודעה איתי). וכך, בלי פגישה ובלי לבזבז זמן, יהיה לכם כרטיס ביקור דיגיטלי מתקדם כבר בקרוב.

אהבתם? שתפו:
שיתוף ב facebook
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב twitter
שיתוף ב email
שיתוף ב whatsapp
הירשמו לניוזלטר המדהים שלנו!
ותקבלו עדכונים על מאמרים נוספים שיעזרו לכם להעביר את העסק לעידן הדיגיטלי!
מאמרים נוספים שיכולים לעניין אותך:
כרטיס ביקור דיגיטלי -
הצעד הראשון שלך לעולם החדש
אם עוד אין לך כרטיס ביקור דיגיטלי -
הכרטיס הביקור הדיגיטלי שלנו הוא לא רק מכונת לידים, אלא הרבה יותר!
אישה מחזיקה סלולרי כרטיס ביקור דיגיטלי

לקבלת פרטים נוספים ויצירת כרטיס ביקור דיגיטלי

השאירו פרטים ונדבר בקרוב