איך לעבוד מהבית ובאמת להצליח לעבוד: המדריך המלא כולל כמה סודות שטרם נחשפו.

מאת: מיקי סויסה
אישה כותבת בשולחן העבודה שלה בבית
אם תקופת הקורונה לימדה אותנו (ואת רוב החברות בעולם) משהו, זה שבהחלט אפשר לעבוד מהבית. אז בעוד שמהלך כזה יכול לחסוך לנו טונות של זמן על נסיעות, פקקים, חניות ואפילו עלויות כספיות לא קטנות - הוא יכול גם להפוך את העבודה לפחות ממוקדת ויעילה. אז איך בכל זאת עושים את זה נכון? הכל במדריך המיוחד שלפניכם.

הבעיה: להגיע למשרד עולה זמן וכסף. והמון מהם.

זה לא סוד שלהגיע למקום עבודה, למשרד שהוא מחוץ לבית – עולה זמן וכסף. 

לגבי הזמן – אם תיקחו את מספר הדקות שלוקח לכם להגיע למשרד כל יום, תכפילו אותו ב-2 (בכל זאת, אני מניח שאתם גם חוזרים בערב הביתה…) ואז תכפילו בכ-220 ימי עבודה בשנה – אתם תהיו בהלם מכמה זמן אתם שורפים בדרכים. 

כשאני אומר זמן אני מתכוון ׳מדלת לדלת׳. הכוונה – מהרגע שנעלתם את דלת הבית, ועד שפתחתם את דלת המשרד (אחרי חיטוי קל לידית כמובן).

אם אתם בממוצע, אז בטח הגעתם לכ-500 שעות עבודה בשנה, ואם אתם מתגוררים רחוק מהמשרד או במקום רווי פקקים, אז אתם ׳בכיף׳ יכולים להגיע גם לפי 1.5 או פי 2 ממספר השעות הזה. 

אתם קולטים? אפילו ׳רק׳ 500 שעות זה למעשה עוד כשלושה חודשי עבודה מלאים!

אם כל זה לא הספיק לדכא אתכם, אז חכו, לצערי יש עוד: זה גם עולה כסף. עשו חשבון של הדלק, בלאי רכב, עלות חניה, כביש אגרה אם יש, ובכלל: אולי אתם מחזיקים בבית רכב שני רק כדי להגיע למשרד אז בואו נוסיף גם ביטוחים, טסט שנתי, ו… טוב, יש לי תחושה שכבר הבנתם את הפואנטה.

אם עדיין לא חישבתם כמה זמן אתם שורפים בדרך למשרד – זה הזמן. תנועת רכבים בישראל.

האתגר: אבל קשה להתרכז בבית!

אחרי שהבנתם שלהגיע למשרד מידי יום יכול להיות לא יעיל בעליל (היי, זה אפילו חרוז) – אתם בטח אומרים לעצמכם – ״אבל זה קשה לעבוד מהבית, קשה להתרכז…״ 

התשובה היא: אתם צודקים, אבל יש כלים שיקלו עליכם את החיים ויעשו את זה להרבה יותר יעיל. ובדיוק לשם כך נתכנסנו כאן היום…

מנסים לעבוד מהבית ו׳בורח לכם׳ לסמארטפון? תמשיכו לקרוא.

הפתרונות לעבודה יעילה מהבית

אז אחרי שהמציאות הזו עשה לכם באסה, הגיע זמני לתת את הפתרונות. אני יכול להבטיח לכם דבר כזה: אם תיישמו את כולם (ואפילו את רובם) – העבודה שלכם מהבית תהיה הרבה הרבה יותר יעילה. שנתחיל?

דבר ראשון – צאו מהבית

עכשיו אתם בטח אומרים לעצמכם, רגע, הוא התבלבל קצת. אז זהו שלא. לפני שאתם מתחילים לעבוד מהבית: צאו מהבית. תתלבשו ליום עבודה (כמו שהייתם מתלבשים למשרד, עם אנשים שרואים אתכם), צאו מהבית, תנעלו את הדלת, עשו סיבוב של 5-7 דקות בחוץ, תנשמו אוויר, ואז לכו למשרד הביתי שלכם. עכשיו אתם כבר לא בבית – אתם במשרד (ואז מה אם הוא נמצא בבית). כמה שזה נשמע מוזר ולא ברור – זה יאפס לכם את היום. אומר מניסיון של מי שהמציא את השיטה. נסו את זה שבוע ותגידו לי איך היה.

סדרו לכם פינת עבודה מוגדרת

נכון, זה נשמע נחמד ומגניב לעבוד מהספה, מהמיטה, או מהאמבטיה (רק זהירות עם המטען של הלפטופ, כן?) – אבל לאורך זמן – זה לא מחזיק מים (טוב, אולי חוץ מהאמבטיה). אחרי יום יומיים של תחושת ׳מגניב׳ – הפרודוקטיביות תרד לכם משמעותית.

כל זה אומר שאתם בהחלט צריכים לארגן לעצמכם עמדת מחשב קבועה עם שולחן עבודה גדול מספיק ונוח, כיסא משרדי (כן – כיסא משרדי נוח, לא כיסא פינת אוכל), ויודעים מה, אפילו הדום לרגליים. כל מה שיגרום לכם לנוחות מקסימלית.

רצוי שהעמדה הזו תהיה במקום מואר, עדיף עם חלון, ואם אתם רוצים להתפנק, תארגנו לכם גם עץ עם ציוץ ציפורים (למרות שגם ללא העץ אני בטוח שתסתדרו).

פינת עבודה ביתית. לא משהו שאפשר לוותר עליו אם רוצים להצליח לעבוד לאורך זמן.

תגוונו מעמדת העבודה

למרות כל מה שכתבתי בסעיף הקודם, כדאי לגוון לכ-שעה אחת ביום עבודה ממקום אחר. למשל מהספה או מהמרפסת. אבל לא יותר ממקסימום שעה-שעה וחצי ביום. 

ה׳רענון׳ מקום הזה הולך לאפס לכם את המחשבה ודווקא להכניס אתכם ליותר פוקוס. נסו את זה.

מכירים את אלה שהמגזימים עם הגיוון מעמדת העבודה?

תכננו את היום שלכם מראש

טעות נפוצה של המון כאלו שעובדים מהבית (ובכלל): להתחיל את יום העבודה ממענה למיילים וממטלות שוטפות. זו יכולה להיות המשימה השניה שלכם, אבל אף פעם לא הראשונה. הראשונה חייבת, אבל פשוט חייבת להיות תכנון יומי.

קחו כלי דיגיטלי כזה או אחר (כמו דרופבוקס papar, onenote או אפילו מסמך word פשוט) ורשמו את כל המשימות שלכם להיום. קבעו זמן לכל משימה (בין חמש דקות לשעה או אפילו יותר) – ותעשו סיכום שמוודא שהזמן הטוטאלי הוא אכן הזמן שיש לכם היום לעבודה. 

אה, ואל תשכחו להשאיר חצי שעה לבלת״מים שונים ומשונים. כך הם לא יגרמו לכם לאכזבה שלא עמדתם ביעד המשימות היומי…

סיימתם משימה – יופי – סמנו אותה כמשימה שבוצעה או תצבעו אותה באפור. ככה בסוף היום תוכלו להביט בדף המשימות (המאופר) בגאווה. 

יום עבודה מוצלח בבית מתחיל מתכנון לו״ז יומי יעיל.

חלקו את המשימות ל׳סייקלים׳

את המשימות שהזכרתי בסעיף הקודם – רצוי לחלק ל׳סייקלים׳ (מחזורי עבודה) של כ-30 דקות. אסביר:

יום העבודה שלכם אמור להיראות כך: סייקל עבודה של 30 דקות, ומיד אחרי 7 דקות הפסקה. ואז סייקל נוסף.

אתם חייבים לשמור על הסדר הזה, תאמינו לי. אם תיקחו מהכתבה הזו רק את הכלל הזה, כבר יצאתם עם ערך מטורף. כשאתם יודעים שיש לכם סייקל של 30 דקות, עם טיימר שסופר לאחור, אתם יודעים ומבינים שזה זמן עבודה סופר קריטי. 

ואת הוואטסאפ ששלח החבר הטוב? תבטיחו לעצמכם לענות עליו ב-7 דקות ההפסקה שיהיו מיד אחרי הסייקל הנוכחי.

איך עושים את זה בצד הטכני: בשום אופן לא עם הסמארפון הפרטי, כי הוא עלול להסיח את דעתכם. תורידו אפליקציית טיימר למחשב שלכם (חפשו בגוגל desktop timer app ותמצאו כמה. ותגידו לגוגל שאני שלחתי אתכם).

ותזכרו: סייקל של 30 דקות הוא קודש! אין בו פייסבוק, אין בו שיחות או הודעות וואסאפ אישיות! יש בו עבודה, עבודה ועוד עבודה.

במהלך היום תהיה לכם הפסקה אחת יוצאת דופן: והיא הפסקת ארוחת הצהריים. פנקו את עצמכם ב-20 (נו טוב, 25) דקות של הפסקת אוכל – ולחזור לעבודה לסייקל הבא!

נהלו מחזורי עבודה קבועים מראש. אתם תודו לי על זה אח״כ.

אם אתם יכולים – נהלו מספר טלפון נפרד לעסק

נכון, זה נשמע קצת מוזר, אבל תחשבו על זה: אם היה לכם מספר טלפון לעסק, הייתם יכולים להיות זמינים בו במאה אחוז בשעות העבודה שלכם, להיות נקיים מהסחות דעת של שלל קבוצות וואטסאפ אישיות-משפחתיות וכדומה. 

ולא פחות חשוב: תאמינו לי שהייתם יותר זמינים ללקוחות שלכם בשעות העבודה.

נכון, זה לא מתאים לכל אחד, ואולי לא לכל עסק. אבל אנחנו כאן בכתבה שנועדה לשפר לכם את הפרודוקטיביות בעבודה ואת הצלחת העסק הפרטי שלכם. אז תחשבו על זה ברצינות, זה הכל.

תעדכנו את מי שצריך שאתם בעבודה

אחת ה׳מחלות הקשות׳ של העבודה מהבית היא העובדה שהמעגל הקרוב שלנו – בן/בת זוג, ילדים, חברים – לא באמת הפנימו שאנחנו בעבודה(!)

אז בואו נגיד להם. קחו אותם לשיחה ותבשרו להם שמהיום (אפשר גם ממחר) אתם בעבודה מהבית מתשע בבוקר ועד ארבע אחה״צ (או כל שעות שתגדירו) ובשעות האלה לא בטוח שתוכלו לדבר, בטח לא באופן חופשי. 

זה פשוט: הסביבה שלנו חייבת להבין שבשעות העבודה אנחנו לא יכולים לפטפט שעה, להפעיל מכונת כביסה או לשטוף את הכלים מהערב. את כל זה – תגידו שתעשו בשמחה – אחרי שעות העבודה. אחרת זה לא יעבוד…

זה שאתם בבית לא אומר שצריכים לעשות באמצע היום עבודות בית. את הכביסה תעשו בערב.

שעתיים יומיות ללא אימייל

אני בעד שתהיו הכי זמינים ללקוחות שלכם, ותענו להם כמה שיותר מהר. אבל מה לעשות שכדי שנתקדם בפרויקטים חשובים, אנחנו חייבים לפנות חלק מהיום שלנו מכל האימיילים וההודעות. 

תגדירו שעה וחצי-שעתיים יומיות בהם אתם ללא אימייל וללא סלולרי (גם אם זה המספר של העבודה). הרי אם הייתם בפגישה לא הייתם זמינים בזמן הזה, נכון? אז בדיוק אותו דבר: יש לכם מידי יום פגישה של כשעה וחצי שעתיים עם זמן הפיתוח העסקי או המקצועי שלכם. ובזמן הזה אתם פשוט לא זמינים. תאמינו לי, העולם לא יתמוטט, ואם כבר להיפך: פיתוח העסק יאפשר לכם לתת שירות בשאר היום (שזה רוב היום) עם הרבה יותר חשק ומצב רוח. 

השתמשו בתוכנת ניהול משימות ופרויקטים

האויבים של העובד מהבית הם חוסר הסדר והיעדר הארגון. תעשו לכם סדר במשימות. תתקינו ותשתמשו בתוכנת ניהול משימות כמו trello או todoist.

שימוש בתוכנות כאלו יעניק לכם בהירות על מה נעשה ומה נשאר – ויגרום לכם להבין אם התקדמתם מספיק, או שלא, ואז צריך לתקן. 

שלבו מוזיקה אבל לא ׳שירים׳

אתם צריכים לשמוע מוזיקה במהלך יום העבודה, אבל בשום אופן לא שירים.

דוגמאות לשירים (לא לשמוע):

  • אייל גולן
  • אביב גפן
  • ביטלס
  • Savage garden
  • הבנתם את הקטע.

דוגמאות למוזיקה שמתאימה לעבודה (ואותה כן לשמוע!):

  • study music
  • study beats
  • brain music
  • Lofi music
  • חפשו את כל אלה ביוטיוב, נסו לעבוד עם זה כמה ימים, ואז תודו לי.

הסיבה: שירים שאנחנו מכירים, גורמים לנו לחשוב על השירים, על ההיסטוריה שלנו – מקומות ששמענו בהם את השירים בעבר ורגשות שהיו בנו אז – וגורמים לנו להסחת דעת מהעבודה. 

הקטגוריה השניה שביקשתי מכם לחפש – מכילה מוזיקה שדווקא תגרום לנו לריכוז יתר, ולא תזכיר לנו שום דבר מלבד דף המשימות (ראו סעיף 3).

את השירים שאתם אוהבים – תשאירו לנסיעה או לזמן אחר. בזמן העבודה – רק מוזיקת עבודה.

לכו למשרד

טוב, עכשיו אתם אומרים לעצמכם ׳משהו לא בסדר עם הבחור, מה הקשר משרד עכשיו?׳. אז זהו, שלא. אני ממליץ לכם לעבוד ממשרד, בחוץ, עם אנשים. אבל… יום אחד בשבוע.

ואני ממליץ ממספר סיבות:

  • היום הזה יהיה יום ההתאווררות שלנו
  • זה טוב לראות בני אדם נוספים מידי פעם. (ושכן במעלית זה לא נחשב.)
  • זה יהיה יום הפגישות המרוכז שלנו. כי בכל זאת אנחנו צריכים לתת אפשרות לאנשים להיפגש איתנו במקום מסודר.

אבל איך בדיוק שוכרים משרד ליום אחד בשבוע? בדיוק בשביל זה יש מתחמי משרדים משותפים, שניתן לרכוש בהם כרטיסייה למספר כניסות מוגדר מראש. 

עשו חיפוש בגוגל: מתחם משרדים משותף בחיפה (אם אתם לא גרים בחיפה, אל תכתבו חיפה, כן?) ותבדקו מהו המתחם הקרוב והמתאים ביותר אליכם. בכל זאת אמרנו שחשוב לחסוך זמן ועלויות נסיעה…

ובסופו של דבר – כדאי לצאת ליום אחד לאיזה מתחם משרדים משותף…

אז למה להקשיב לי בכלל

את המאמר הזה כתבתי מתוך ניסיון אישי ומחקירת הנושא בעבר, כמי שעבד 5 ימים בשבוע מהבית במשך שנים. כיום, בגלל שאני גם מלמד במכללה למקצועות הדיגיטל – ימי העבודה שלי מהבית מסתכמים בכ-2-3 בשבוע אבל תאמינו לי, כל הטיפים שנתתי נוסו עליי ובהצלחה. המון כרטיסי ביקור דיגיטליים ואתרי אינטרנט יצרתי (ועדיין יוצר), גם מהבית, וגם ממתחם המשרדים המשותף אליו אני מגיע ליום-יומיים בתל אביב. 

עבודה פוריה ומהנה!

מיקי

אני, בהפסקת קפה במהלך יום עבודה מהבית. מבטיח שלא חרגתי מה-7 דקות…

אהבתם? שתפו:
שיתוף ב facebook
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב twitter
שיתוף ב email
שיתוף ב whatsapp
הירשמו לניוזלטר המדהים שלנו!
ותקבלו עדכונים על מאמרים נוספים שיעזרו לכם להעביר את העסק לעידן הדיגיטלי!
מאמרים נוספים שיכולים לעניין אותך:
כרטיס ביקור דיגיטלי -
הצעד הראשון שלך לעולם החדש
אם עוד אין לך כרטיס ביקור דיגיטלי -
הכרטיס הביקור הדיגיטלי שלנו הוא לא רק מכונת לידים, אלא הרבה יותר!
אישה מחזיקה סלולרי כרטיס ביקור דיגיטלי

לקבלת פרטים נוספים ויצירת כרטיס ביקור דיגיטלי

השאירו פרטים ונדבר בקרוב